Was in einLeistungsverzeichnis gehört

Warum Angebote oft nicht vergleichbar sind

Wer drei Angebote für dieselbe Bewachung einholt und drei sehr unterschiedliche Preise bekommt, hat meist kein Preisproblem, sondern ein Beschreibungsproblem. Fehlt im Leistungsverzeichnis eine Angabe, füllt jeder Bieter sie anders aus. Der günstigste hat sie oft am knappsten ausgelegt, und die Differenz taucht später als Nachtrag oder als Lücke im Dienst wieder auf.

Ein gutes Leistungsverzeichnis kostet in der Vorbereitung ein paar Stunden mehr. Es erspart Rückfragen im Verfahren, Streit in der Laufzeit und den unangenehmen Moment, in dem sich herausstellt, dass der Dienstleister etwas Wichtiges nie angeboten hat.

Der rechtliche Rahmen in einem Absatz

Öffentliche Auftraggeber müssen die Leistung nach § 121 GWB so eindeutig und erschöpfend beschreiben, dass alle Unternehmen sie im gleichen Sinn verstehen und die Angebote miteinander verglichen werden können. Oberhalb der EU-Schwellenwerte gilt dazu die Vergabeverordnung, darunter in der Regel die Unterschwellenvergabeordnung oder das jeweilige Landesvergaberecht. Viele Länder haben zusätzlich eigene Vergabe- oder Tariftreuegesetze, die Vorgaben zu Entlohnung und Nachweisen machen.

Private Auftraggeber sind an diese Vorschriften nicht gebunden. Der Grundgedanke trägt trotzdem: Nur was beschrieben ist, kann verglichen, beauftragt und später eingefordert werden. Die übrigen Schritte eines förmlichen Verfahrens erklärt der Ratgeber zur öffentlichen Ausschreibung.

Der Aufbau im Überblick

Ein Leistungsverzeichnis für Sicherheitsdienste folgt keiner festen Vorlage. Bewährt hat sich eine Gliederung, die vom Allgemeinen zum Konkreten geht:

Die Eignungsnachweise und die Zuschlagskriterien gehören nicht in das Leistungsverzeichnis selbst, sondern in die Vergabeunterlagen. Wer sie vermischt, macht es Bietern schwer, Pflichten und Wertung auseinanderzuhalten.

Genau vorgeben oder Ziele beschreiben?

Es gibt zwei Wege, eine Sicherheitsleistung zu beschreiben. Beim konstruktiven Weg legen Sie selbst fest, wie viele Posten zu welchen Zeiten mit welchen Aufgaben besetzt werden. Beim funktionalen Weg beschreiben Sie das Ziel, etwa „Schutz des Geländes vor unbefugtem Zutritt außerhalb der Betriebszeiten“, und lassen die Bieter ein Konzept vorschlagen.

Der konstruktive Weg erzeugt gut vergleichbare Preise, setzt aber voraus, dass Sie das richtige Konzept bereits kennen. Der funktionale Weg nutzt die Erfahrung der Bieter, macht den Vergleich aber anspruchsvoller, weil unterschiedliche Lösungen gegeneinander stehen. In der Praxis bewährt sich häufig eine Mischung: feste Vorgaben für Posten, die Sie sicher brauchen, und Raum für Vorschläge bei Streife, Technik oder Alarmverfolgung. Wer funktional ausschreibt, braucht klare Kriterien, nach denen die Konzepte gewertet werden.

Die Objektbeschreibung: was der Bieter wissen muss

Bieter kalkulieren nur, was sie kennen. Je genauer das Objekt beschrieben ist, desto weniger Sicherheitspuffer muss jeder einrechnen. Hilfreich sind diese Angaben:

• Größe des Geländes, Zahl und Lage der Tore, Zufahrten und Eingänge
• vorhandene Technik: Einbruchmeldeanlage, Videoüberwachung, Zutrittskontrolle, Brandmeldeanlage und wer sie betreut
• Betriebszeiten, Zahl der Beschäftigten, Besucher- und Lieferverkehr
• bekannte Schwachstellen und frühere Vorfälle, soweit Sie sie offenlegen möchten
• Arbeitsbedingungen der Kräfte: Pförtnerraum, Sanitäranlagen, Parkplatz, Witterungsschutz

Eine Ortsbesichtigung vor Angebotsabgabe ersetzt vieles, was sich schwer beschreiben lässt. Bieten Sie einen festen Termin an und beantworten Sie Fragen, die dort entstehen, schriftlich für alle Bieter.

So sieht eine gute Leistungsposition aus

Die einzelne Position ist das Herz des Verzeichnisses. Sie sollte so klar sein, dass ein Bieter ohne Rückfrage weiß, was er schuldet. Ein Beispiel für einen Empfangsdienst, frei formuliert:

• Position: Empfangs- und Pfortendienst Hauptgebäude
• Ort: Empfangstresen im Erdgeschoss, Zufahrtsschranke im Blick
• Zeitfenster: werktags während der Geschäftszeiten, an Feiertagen kein Dienst
• Aufgaben: Besucher anmelden und Besucherausweise ausgeben, Lieferungen annehmen, Schranke bedienen, Schlüssel nach Liste ausgeben, Telefon in Randzeiten übernehmen
• Qualifikation: Unterrichtung nach § 34a GewO, gute Deutschkenntnisse, Grundkenntnisse in Englisch
• Besonderheit: Bei Alarm der Einbruchmeldeanlage Erstinformation an die Haustechnik nach Alarmplan

Der Aufgabenkatalog muss nicht jede Kleinigkeit enthalten. Die Einzelheiten stehen später in der Dienstanweisung. Er muss aber alles nennen, was Zeit kostet oder eine bestimmte Qualifikation verlangt.

Qualifikation: Anforderungen je Posten festlegen

Der Tarifvertrag des Bewachungsgewerbes kennt für ähnliche Tätigkeiten unterschiedliche Lohngruppen, abhängig von Qualifikation und Aufgabe. Wer nur „Objektschutz“ ausschreibt, bekommt Angebote auf verschiedenen Grundlagen: Der eine kalkuliert eine Kraft mit Unterrichtung, der andere eine ausgebildete Fachkraft.

Legen Sie deshalb je Posten fest, welche Qualifikation erwartet wird: Unterrichtung nach § 34a, Sachkundeprüfung oder ein IHK-Abschluss. Bei Kontrollgängen in öffentlich zugänglichen Bereichen und beim Schutz vor Ladendieben verlangt das Gesetz ohnehin die Sachkunde, wie der Ratgeber zu § 34a GewO erklärt. Hinzu kommen je nach Objekt Ersthelfer, Brandschutzhelfer, Sprachkenntnisse oder Führerschein. Wie sich die Lohngruppen unterscheiden, beschreibt der Ratgeber zum Tarifvertrag im Sicherheitsgewerbe.

Zeiten: das Mengengerüst richtig aufteilen

Nacht-, Sonntags- und Feiertagsstunden werden nach Tarif mit Zuschlägen vergütet. Wenn das Leistungsverzeichnis nur eine Jahresstundenzahl nennt, rechnet jeder Bieter die Verteilung anders und die Angebote sind schon deshalb nicht vergleichbar.

Geben Sie die Stunden je Position getrennt an: Regelstunden, Nachtstunden, Sonntagsstunden, Feiertagsstunden. Richten Sie die Zeitfenster nach den Abgrenzungen, die der für den Einsatzort geltende Tarifvertrag vorsieht, und sagen Sie ausdrücklich, wie Sonderfälle wie Heiligabend und Silvester behandelt werden. Legen Sie außerdem fest, ob Feiertage des Landes, in dem das Objekt liegt, maßgeblich sind. Bei Objekten in Hamburg und Schleswig-Holstein mit gemeinsamer Ausschreibung ist das keine Nebensache.

Die Punkte, an denen später gestritten wird

• Wer stellt die Ausrüstung: Funk, Beleuchtung, Fahrzeug, Schlüsselverwaltung, Wetterschutzkleidung?
• Wie schnell muss Ersatz da sein, wenn eine Kraft ausfällt, und wie wird das nachgewiesen?
• Wer trägt die Einarbeitung bei einem Personalwechsel, und wie lange dauert sie?
• Welche Berichte werden in welcher Form und in welchem Rhythmus geliefert?
• Gilt eine Preisgleitklausel bei Tariferhöhungen, und an welchen Maßstab ist sie gebunden?
• Was passiert bei kurzfristiger Mehrleistung: Vorlaufzeit, Vergütung, Mindesteinsatzzeit?
• Dürfen Nachunternehmer eingesetzt werden, und wenn ja, mit welchen Nachweisen?

Jede dieser Fragen lässt sich in der Ausschreibung mit einem Satz beantworten. Bleibt sie offen, wird sie im ersten Konflikt beantwortet, und dann meist teurer.

Berichte und Kontrolle von Anfang an mitdenken

Was nicht dokumentiert ist, lässt sich nicht prüfen. Schreiben Sie deshalb fest, welche Nachweise Sie erwarten: Wachbuch oder digitaler Bericht, Kontrollpunkte mit Zeitstempel, Fotos von Auffälligkeiten, Meldung besonderer Vorkommnisse innerhalb einer bestimmten Frist. Legen Sie auch fest, wer Zugriff auf die Berichte hat und wie lange sie aufbewahrt werden.

Für die laufende Steuerung lohnt ein fester Rhythmus für Abstimmungen, etwa monatlich in der Anlaufphase und später quartalsweise. Wie Sie die Qualität im Vertrag messbar machen, erklärt der Ratgeber zur Qualitätskontrolle beim Sicherheitsdienst.

Eignung und Wertung sauber trennen

Die Eignung entscheidet, wer mitbieten darf. Verlangt werden regelmäßig die Bewachungserlaubnis nach § 34a, ein Handelsregisterauszug, Unbedenklichkeitsbescheinigungen von Finanzamt, Krankenkasse und Berufsgenossenschaft, ein Nachweis der Haftpflichtdeckung und Referenzen vergleichbarer Aufträge. Zertifikate wie DIN 77200 oder ISO 9001 können hinzukommen.

Die Wertung entscheidet, wer den Zuschlag bekommt. Neben dem Preis können qualitative Kriterien zählen: ein Konzept für Einarbeitung und Vertretung, die Organisation der Einsatzleitung, das Berichtswesen. Wer Qualität werten will, muss vorher sagen, wie: mit Gewichtung, Bewertungsstufen und einer Beschreibung dessen, was eine gute Antwort ausmacht. Sonst ist die Wertung angreifbar.

Ein praktischer Hinweis: Fordern Sie nur Nachweise, die Sie auch auswerten. Lange Listen mit Unterlagen, die niemand liest, schrecken kleinere, gut geführte Unternehmen eher ab, als dass sie die Qualität des Bieterfelds erhöhen. Konzentrieren Sie sich auf das, was für Ihre Leistung tatsächlich zählt, und prüfen Sie diese Punkte dann gründlich.

Laufzeit, Verlängerung und Übergang

Sicherheitsverträge laufen oft über mehrere Jahre. Legen Sie fest, wie lange der Vertrag läuft, ob und wie oft er verlängert werden kann und mit welcher Frist gekündigt wird. Eine Verlängerungsoption gibt Ihnen Flexibilität, muss aber in der Ausschreibung bereits genannt sein, damit sie später ohne neues Verfahren genutzt werden kann.

Unterschätzt wird oft der Übergang zwischen altem und neuem Dienstleister. Wer übergibt Schlüssel, Codes und Unterlagen? Wie lange überlappen sich die Teams, damit die neuen Kräfte eingewiesen werden können? Gibt es Kräfte des bisherigen Dienstleisters, die gern im Objekt bleiben würden? Wenn Sie solche Fragen im Leistungsverzeichnis ansprechen, kalkulieren die Bieter die Anlaufphase ein, statt sie stillschweigend wegzulassen.

Für die Anlaufphase lohnt sich ein eigener Abschnitt mit Terminen für Objektbegehung, Erstellung der Dienstanweisung, Einweisung der Kräfte und erstes Abstimmungsgespräch.

Bieterfragen und Fristen einplanen

Auch das beste Leistungsverzeichnis wirft Fragen auf. Planen Sie im Zeitplan des Verfahrens eine Frist für Bieterfragen ein und eine zweite für Ihre Antworten, mit ausreichend Abstand zur Angebotsfrist. Antworten gehen an alle Bieter gleichzeitig, ohne den Fragesteller zu nennen.

Häufen sich Fragen zu einem Punkt, ist das ein Hinweis auf eine Lücke in der Beschreibung. Dann ist es besser, die Unterlagen zu ergänzen und die Frist zu verlängern, als Angebote auf unterschiedlichen Annahmen zu bekommen.

Typische Fehler in Leistungsverzeichnissen

• eine alte Ausschreibung übernehmen, ohne Zeiten, Zugänge und Technik zu aktualisieren
• nur Gesamtstunden angeben und die Verteilung auf Nacht und Wochenende offenlassen
• Aufgaben wie Schlüsselverwaltung, Schließrunden oder Alarmverfolgung vergessen, die später dazukommen
• Qualifikation pauschal mit „nach § 34a“ beschreiben, ohne Unterrichtung oder Sachkunde zu unterscheiden
• Zuschlagskriterien so formulieren, dass am Ende doch nur der Preis entscheidet
• Bieterfragen einzeln beantworten statt allen Bietern denselben Stand zu geben

Ein Beispiel: Logistikzentrum am Hamburger Stadtrand

Ein Logistikunternehmen schreibt den Werkschutz für ein Verteilzentrum aus. Die erste Fassung nennt eine Jahresstundenzahl und die Aufgabe „Bewachung des Geländes“. Die Angebote liegen weit auseinander. Bei der Aufklärung zeigt sich: Ein Bieter hat eine Torkraft ohne Streife kalkuliert, ein anderer zusätzlich nächtliche Kontrollgänge, ein dritter hat die Lkw-Abfertigung am Tor eingerechnet.

In der zweiten Fassung teilt das Unternehmen die Leistung in drei Positionen: Torkontrolle mit Lkw-Abfertigung, nächtliche Streife mit festen Kontrollpunkten, Alarmverfolgung bei Meldungen der Einbruchmeldeanlage. Jede Position bekommt Zeitfenster, Stunden nach Zeitarten und eine Qualifikation. Die neuen Angebote liegen deutlich näher beieinander und lassen sich Position für Position vergleichen. Wie Sie solche Angebote danach nebeneinanderlegen, zeigt der Ratgeber Angebote vergleichen.

Checkliste vor der Veröffentlichung

Lesen Sie das fertige Verzeichnis einmal aus Sicht eines Bieters, der das Objekt nie gesehen hat. Diese Fragen sollte es beantworten:

• Ist jede Leistung als eigene Position mit Ort, Zeitfenster und Aufgaben beschrieben?
• Sind die Stunden je Position nach Zeitarten getrennt?
• Steht bei jedem Posten die geforderte Qualifikation?
• Ist klar, wer welche Ausrüstung stellt?
• Sind Ersatzgestellung, Berichte, Preisanpassung und Nachunternehmer geregelt?
• Sind Lageplan, Technikliste und Entwurf der Dienstanweisung beigefügt?
• Gibt es einen Termin zur Ortsbesichtigung und eine Frist für Bieterfragen?
• Sind Eignungsnachweise und Zuschlagskriterien getrennt und nachvollziehbar beschrieben?

Ein Satz, der viel Ärger erspart

Nehmen Sie die Bewacherregister-Identifikationsnummer in die Vertragsbedingungen auf: Jede eingesetzte Kraft wird vor dem ersten Einsatz mit ihrer Nummer benannt, Vertretungen eingeschlossen. Das ist für einen ordentlich arbeitenden Dienstleister kein Aufwand und für Sie ein prüfbarer Nachweis.

Staffsec erstellt Angebote auf Grundlage von Leistungsverzeichnissen für Objektschutz, Werkschutz und weitere Leistungen in Schleswig-Holstein, Hamburg, Berlin und Norddeutschland und beantwortet Bieterfragen zur Leistung gern vorab über die Kontaktseite.